A continuación presentamos algunos tips para definir una agenda efectiva.

• Anote la meta o metas específicas de la reunión. Que es lo que quiere lograr? Que quisiera que sea el resultado al final de la actividad? Sea conciso!
• Haga una lista de los temas a discutir e incluya una pequeña descripción de cada uno. Añada el nombre del responsable de liderar cada tema.
• Especifique el tiempo que se dedicará a cada tema.
• Siempre incluya tiempo al final de la reunión para recapitular y definir las acciones a tomar como resultado de la reunión.
• Las reuniones no necesariamente tienen que ser de una hora. Una reunión puede ser efectiva aún si demora solamente 30 minutos, siempre y cuando la meta de la reunión se haya alcanzado.
• Si su reunión tomará más de 90 minutos, programe “breaks” de 10 a 15 minutos. Asegúrese de incluirlos como parte de la agenda.
• Trate de abarcar la agenda en menos de una página. De lo contrario corre el riesgo que los asistentes lleguen indispuestos si piensan que la reunión será demasiado extensa.
• Envíe la agenda a todos los asistentes con tanto tiempo de anticipación como sea posible. Como mínimo envíela un día antes, y para eventos más extensos y complejos, envíela con más días de anticipación.
• Al final de la agenda incluya cualquier información o material de soporte que los participantes necesiten traer al evento.
• Aunque haya enviado la agenda con anticipación, asegúrese de revisar la agenda al inicio de su reunión o evento para que todos los asistentes estén conscientes de la misma y se puedan hacer cambios.